IT projecten kunnen complex zijn en hoewel leverancier en klant elkaar graag als partners beschouwen lopen de belangen uiteen. Dit kan ervoor zorgen dat IT projecten onder druk komen te staan of daadwerkelijk ontsporen als gevolg van verschil van inzicht over de scope, de prijs en/of de oplevertermijn.
Mediation: wanneer wel, wanneer niet?
Indien partijen er zonder hulp niet meer uit (denken te) komen en toch liever de gang naar de rechter vermijden is het verstandig om mediation te overwegen als alternatieve vorm van geschillenbeslechting. IT mediation is voor veel IT geschillen geschikt en in het bijzonder indien:
- Partijen graag alle oplossingsrichtingen op tafel willen hebben om het conflict te beslechten voor een optimaal resultaat en zich niet willen beperken tot zuiver juridische standpunten waarover de knoop – vaak vrij zwart-wit – door een rechter doorgehakt wordt.
- Partijen behoefte hebben aan begeleiding door een ervaren autoriteit die op onpartijdige wijze voor structuur kan zorgen en in een meer informele sfeer kan helpen de belangen van partijen helder te krijgen.
- Partijen op zichzelf graag samen door zouden willen indien het conflict daar niet aan in de weg had gestaan, waarbij mediation kan bijdragen aan het herstel van vertrouwen tussen partijen.
- Partijen er belang bij hebben in een vertrouwelijke sfeer met elkaar het gesprek aan te gaan zonder dat hetgeen gezegd wordt direct gebruikt kan worden in een juridische procedure om het eigen gelijk te onderstrepen.
Indien de bereidheid ontbreekt om te proberen er samen uit te komen lijkt mediation minder geschikt en zullen er in ieder geval een aantal hobbels genomen moeten worden voordat de mediation tot een succesvol einde kan worden gebracht.
Hoe verloopt een mediationtraject?
Het is gebruikelijk een IT mediation te starten met een aanvraag daartoe door één van de partijen of beide partijen gezamenlijk. Een eerste belangrijke stap is daarbij te bepalen waarover partijen het in de mediation willen hebben. Welk probleem, verschil van inzicht of conflict dient er te worden opgelost. Verder dienen er procedurele afspraken gemaakt te worden (o.a. vertrouwelijkheid) en zakelijke afspraken (over de kosten van de mediation).
Centraal bij mediation staan één of enkele gesprekken waarbij beide partijen hun kant van het probleem naar voren kunnen brengen en partijen samen tot mogelijke oplossingen proberen te komen. De uiteindelijke oplossing die voor beide partijen aanvaardbaar is zal worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. De mediator kan daar eventueel bij helpen.
Gedurende het gehele proces behouden partijen zelf de controle en alles gebeurt op basis van vrijwilligheid. De taak van de mediator is vooral het op neutrale wijze begeleiden en bewaken van het proces. De mediator zal dus geen (bindende) beslissing over het conflict opleggen aan partijen.
Wat kunt u verder nog doen?
Misschien wel het belangrijkste om een geschil te voorkomen is zorgen dat partijen elkaar zo goed mogelijk begrijpen voordat een IT project van start gaat. Indien het project te omvangrijk en/of nog te onzeker is om elkaar goed te begrijpen overweeg dan het project in stappen op te knippen en/of heldere momenten overeen te komen dat het project tussentijds gestopt kan worden zonder de belangen van beide partijen daarbij uit het oog te verliezen. Uiteraard kunt u ook mediation als geschillenbeslechtingsinstrument in de overeenkomst vastleggen.
Meer weten?
Indien u bent betrokken bij een IT conflict en graag wilt weten of IT mediation een oplossing kan zijn dan is het verstandig om vrijblijvend contact met ons op te nemen. Huub de Jong is als IT mediator verbonden aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (‘SGOA’) en kan u evenals zijn kantoorgenoten meer vertellen over IT mediation en andere vormen van geschillenbeslechting.
