Als werkgever bent u zich er wellicht al bewust van dat uw personeel op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) enkele rechten heeft, zoals het recht op inzage en verwijdering van persoonsgegevens. In dit kader is het van belang om te weten dat het inzagerecht een absoluut recht is. Dat betekent dat u in beginsel gehoor zult moeten geven aan inzageverzoeken van werknemers. Maar in welke stukken moet u precies inzage geven? Betekent dit ook dat u verplicht bent om (kosteloos) een kopie van het personeelsdossier te verstrekken? En wat als uw werknemer al bekend is met de stukken in zijn personeelsdossier? Deze vragen zijn recentelijk beantwoord in twee rechtszaken die over het inzagerecht van personeel gingen.
Kopie personeelsdossier?
De eerste betreft een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland van 25 juli 2018 waarin een werknemer onder meer verzocht om afgifte van (een kopie van) zijn personeelsdossier. De eerste vraag die in deze zaak aan de orde werd gesteld, was of de AVG überhaupt wel van toepassing is op het volledige personeelsdossier. Niet duidelijk was immers of het gehele personeelsdossier van de werknemer geautomatiseerd werd verwerkt als bedoeld in artikel 2 lid 1 AVG. Nu hierover onzekerheid bestond, werd door de rechtbank beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als ‘bestand’ in de zin van datzelfde artikel. Daarvoor is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Een ‘gestructureerd geheel’ houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont. De voorzieningenrechter was van oordeel dat een personeelsdossier – in het algemeen – meerdere kenmerken bevat, die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. De AVG is daarop dus van toepassing. Daarmee stond volgens de voorzieningenrechter vast dat de werknemer het recht heeft om – wanneer duidelijk is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt – inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en ook verstrekking van een kopie daarvan.
Eerdere verstrekking personeelsdossier?
In een andere rechtszaak had een werknemer zijn werkgever onder meer verzocht om overlegging van stukken uit zijn personeelsdossier. De werkgever voerde als verweer aan dat de stukken waarvan de werknemer een kopie verzocht al eerder aan hem waren verstrekt en dat de werknemer met de gegevens die daarin staan al bekend was. Dit behoorde volgens de rechtbank echter niet tot de uitzonderingen genoemd in artikel 41 Uitvoeringswet AVG. Dat wil zeggen dat bekendheid met gegevens geen grond is om de verstrekking van die stukken achterwege te laten. Verder is in lid 3 van artikel 15 AVG vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding. Daaruit volgt dat de werknemer ook om een kopie van stukken kan vragen, die al eerder zijn verstrekt. De kort geding rechter was bovendien van mening dat de betreffende werknemer een spoedeisend belang had bij de verstrekking van de stukken en wees de vordering daarom toe. De werknemer had namelijk een conflict met zijn werkgever en het was voor hem dan ook van belang om te weten wat er in zijn personeelsdossier stond.
